politica companiei
Setul de reguli care reglementează activitatea unei societăți.
Asistenții administrativi efectuează sarcini administrative și de birou pentru supraveghetori. Îndeplinesc o serie de sarcini, cum ar fi preluarea de apeluri telefonice, primirea și direcționarea vizitatorilor, comenzile de materiale de birou, întreținerea și buna funcționare a instalațiilor din birouri, precum și asigurarea funcționării corespunzătoare a echipamentelor și a aparatelor.
Competences and skills
41 ESCO relationsEssential knowledge 1 competence
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
1 competenceCross-sector
0 competencesNo competences in this bucket.
Essential skills and competences 19 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
3 competencesarhivează documente
Creează un sistem de arhivare. Întocmește un catalog de documente. Etichetează documentele etc.
digital
efectuează activități de cercetare comercială
Caută și colectează informații relevante pentru dezvoltarea întreprinderilor în diferite domenii, de la domeniul juridic, contabilitate, finanțe, până la chestiuni comerciale.
gestionează corespondența
Gestionează corespondența, ținând seama de aspectele legate de protecția datelor, de cerințele în materie de sănătate și siguranță, precum și de specificațiile diferitelor tipuri de corespondență.
Cross-sector
16 competencesasigură administrarea adecvată a documentelor
Garantează că sunt respectate standardele și normele de urmărire și înregistrare pentru managementul documentelor, cum ar fi asigurarea faptului că modificările sunt identificate, că documentele rămân lizibile și că nu se utilizează documente vechi.
completează formulare
Completează cu promptitudine formulare de natură diferită cu informații exacte și caligrafie lizibilă.
diseminează comunicările interne
Diseminează comunicările interne utilizând diferitele canale de comunicare pe care o societate le are la dispoziție.
diseminează informațiile de natură generală ale societății
Răspunde la întrebări, clarifică îndoieli și administrează solicitări privind informații generale ale instituțiilor și societăților, cum ar fi regulile, regulamentele și procedurile privind programul. Oferă informații atât angajaților, cât și publicului larg.
efectuează activități de birou de rutină
Programează, pregătește și realizează activitățile cotidiene necesare în birouri, cum ar fi expedierea prin poștă, primirea consumabilelor, informarea personalului de conducere și a angajaților, precum și păstrarea bunei funcționări a activităților.
face rezervări pentru personalul administrativ
Gestionează programul de rezervare pentru conferințe și reuniuni cu caracter intern sau extern. Caută oferte și face rezervări pentru transport sau cazare pentru personalul de birou.
folosește microsoft office
Utilizează programe standard din cadrul pachetului Microsoft Office. Creează un document și realizează o formatare de bază, introduce sfârșituri de pagină, creează anteturi sau subsoluri și introduce grafice, creează cuprinsuri generate automat și fuzionează scrisori tip dintr-o bază de date de adrese. Creează foi de calcul automate, creează imagini, sortează și filtrează tabele de date.
digital
gestionează documente electronice
Gestionează diferite formate și fișiere de date prin denumirea, publicarea, transformarea și partajarea de fișiere și documente și transformarea formatelor de fișiere.
digital
menține registre cu sarcinile
Organizează și clasifică rapoartele întocmite și corespondența legată de activitatea desfășurată și evidența contabilă a lucrărilor.
organizează documentele comerciale
Organizează documentele care vin de la copiator, corespondența sau operațiunile curente ale întreprinderilor.
planifică calendare
Elaborează programul, inclusiv procedurile, programările și programul de lucru.
redactează e-mailuri din partea societății
Pregătește, compilează și scrie e-mailuri cu informații adecvate și un limbaj corespunzător pentru efectuarea de comunicări interne sau externe.
digital
transmite mesaje oamenilor
Primește, prelucrează și transmite către persoane mesajele care provin din apeluri telefonice, faxuri, servicii poștale și e-mailuri.
utilizează programe software pentru foi de calcul
Utilizează instrumente software pentru crearea și editarea datelor tabelare pentru a efectua calcule matematice, pentru a organiza date și informații, pentru a crea diagrame bazate pe date și pentru a le prelua.
digital
utilizează sisteme birotice
Utilizează în mod adecvat și prompt sisteme birotice utilizate în cadrul unităților comerciale, în funcție de scop, pentru colectarea de mesaje, stocarea informațiilor despre client sau stabilirea programului. Aceasta include administrarea sistemelor, cum ar fi sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții, de gestionare a furnizorilor, de stocare și de mesagerie vocală.
ține registrele statutare
Ține registrele statutare ale societății la zi cu informații relevante despre directori și secretari, precum și despre dobânzile directorilor, și registrul acționarilor.
Optional knowledge 3 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Cross-sector
3 competencescomunicare de afaceri
Procesul de comunicare efectivă la locul de muncă și cu organismele externe, pentru îndeplinirea obiectivelor organizaționale.
metode de transcriere
Metodele de transcriere rapidă a limbii vorbite, cum ar fi stenografia.
tehnici de contabilitate
Tehnicile de înregistrare și sinteză a operațiunilor și tranzacțiilor financiare și de analiză, verificare și raportare a rezultatelor.
Optional skills and competences 18 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
2 competencesemite facturi de vânzare
Întocmește factura pentru bunurile vândute sau serviciile prestate, care conține prețurile individuale, prețul total și termenii. Completează procesarea comenzii pentru comenzile primite prin telefon, fax și internet și calculează factura finală a clientului.
respectă principiile de protecție a datelor
Se asigură de faptul că accesul la datele cu caracter personal sau la cele instituționale se realizează în conformitate cu cadrul juridic și etic care reglementează respectivul acces.
Cross-sector
16 competencesadministrează agendele personalului
Programează și confirmă programările membrilor personalului din birou, în special ale directorilor și personalului din conducere, cu părți externe.
coordonează evenimente
Conduce evenimente gestionând bugetul, logistica, sprijinirea evenimentelor, securitatea, planurile de urgență și măsurile ulterioare.
face pregătirile de călătorie pentru personal
Planifică toate demersurile pentru deplasările de afaceri, inclusiv pregătirea programelor și rezervarea transportului, cinelor și cazării.
gestionează fondurile de casă
Gestionează fondurile de casă pentru cheltuieli minore și tranzacții necesare pentru desfășurarea curentă a unei activități comerciale.
livrează corespondența
Distribuie corespondența poștale, ziare, colete și mesaje personale către clienți.
monitorizează absențele personalului
Păstrează o imagine de ansamblu asupra concediilor, concediilor medicale și absențelor medicale ale angajaților, le înregistrează în evidențe și păstrează la dosar documentele și certificatele necesare.
oferă clienților servicii de post-vânzare
Înregistrează, monitorizează, soluționează și răspunde la solicitările clienților, la reclamații și la serviciile post-vânzare.
pregătește materiale de prezentare
Pregătește documentele, diapozitivele, afișele și orice alte suporturi necesare pentru un public specific.
procesează instrucțiunile primite
Procesează instrucțiunile, de regulă orale, furnizate de manageri și indicațiile cu privire la acțiunile care trebuie întreprinse. Ia act, solicită informații și ia măsuri în legătură cu solicitările depuse.
programează reuniuni
Programează și stabilește întâlniri sau reuniuni profesionale pentru clienți sau superiori.
utilizează software de organizare personală
Utilizează instrumente software, cum ar fi calendare, liste de informații, proceduri de gestionare a timpului, liste de contacte, pentru a contribui la gestionarea eficienței personale.
digital
vorbește mai multe limbi străine
Stăpânește limbi străine pentru a putea comunica într- una sau mai multe limbi străine.
research
întocmește documentația comercială de import-export
Organizează completarea documentelor oficiale, cum ar fi acreditivele, ordinele de expediere și certificatele de origine.
întreține sisteme de comunicare internă
Menține un sistem eficace de comunicare internă în rândul angajaților și administratorilor de departament.
ține inventarul materialelor de birou
Ține inventarul materialelor de birou, cum ar fi echipamentele și articolele de papetărie pentru a evita epuizarea stocului sau utilizarea necorespunzătoare a materialelor.
ține legătura cu managerii
Asigură legătura cu personalul de conducere din alte departamente, garantând servicii și o comunicare eficientă, și anume vânzări, planificare, achiziționare, comercializare, distribuție și elemente tehnice.