discută cu organizatorii evenimentului
Comunică cu membrii personalului la locul de desfășurare a evenimentului ales, pentru a coordona detaliile.
Asistenții în organizare evenimente pun în aplicare și respectă planurile elaborate de managerii și organizatorii evenimentului. Se specializează pe un anumit aspect al planificării, fie coordonarea serviciilor de catering, transportul, sau locul desfășurării.
Competences and skills
38 ESCO relationsEssential skills and competences 16 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
6 competencesnegociază contracte cu furnizorii de evenimente
Negociază contractele cu furnizorii de servicii pentru un eveniment viitor, cum ar fi hoteluri, centre de convenții și vorbitori.
obține autorizații pentru evenimente
Obține autorizațiile necesare din punct de vedere juridic pentru organizarea unui eveniment sau a unei expoziții, de exemplu prin contactarea departamentului de pompieri sau de sănătate. Se asigură că produsele alimentare pot fi servite în condiții de siguranță și conform cu cerințele legale.
promovează evenimente
Generează interes în cadrul unui eveniment prin acțiuni de promovare, cum ar fi plasarea de reclame sau distribuirea de pliante
revizuiește costurile evenimentului
Verifică facturile evenimentului și efectuează plăți.
ține evidența aspectelor administrative ale unui eveniment
Ține evidența fiecărui aspect administrativ al unui eveniment viitor, inclusiv detaliile financiare.
Cross-sector
10 competencescoordonează activitatea de catering
Contactează companiile de catering și prospectează diferiți furnizori pentru a găsi compania de catering cea mai potrivită pentru eveniment. Intermediază și încheie contracte de prestări servicii cu companiile de catering.
elaborează campanii de promovare de evenimente
Proiectează campanii publicitare și de promovare a unor evenimente sau expoziții viitoare; atrage sponsori.
gestionează instalarea structurii destinate evenimentului
Planifică și monitorizează ansamblul de structuri, cum ar fi scenele, conexiunea la rețeaua electrică, sistemul de iluminat și echipamentul de proiecție. Se asigură că angajații lucrează în conformitate cu cerințele clientului și cu reglementările în materie de siguranță.
monitorizează activitățile legate de organizarea de evenimente
Monitorizează activitățile legate de organizarea de evenimente pentru a se asigura că se respectă reglementările și legile, urmărește satisfacția participanților și rezolvă eventualele probleme, dacă apar.
organizează evenimente speciale
Organizează pregătirile necesare pentru serviciul de alimentație publică în cadrul unor evenimente speciale, cum ar fi conferințele, petrecerile mari sau banchetele.
organizează facilitățile din spațiul public
Se asigură că vizitatorii, vânzătorii, exponenții și publicul larg beneficiază de facilitățile zilnice necesare și că acestea funcționează în mod corespunzător. Asigură furnizarea facilitățile de recepție, de parcare, de toaletă, de alimentație publică și de cazare.
organizează înregistrarea la eveniment a participanților
Organizează înregistrarea oficială a participanților la eveniment.
procesează instrucțiunile primite
Procesează instrucțiunile, de regulă orale, furnizate de manageri și indicațiile cu privire la acțiunile care trebuie întreprinse. Ia act, solicită informații și ia măsuri în legătură cu solicitările depuse.
respectă termenele
Se asigură că procesele operaționale sunt încheiate la o dată convenită anterior.
selectează furnizorii de servicii în funcție de specificul evenimentului
Evaluează și selectează furnizorii adecvați de servicii potrivite, în conformitate cu cerințele specifice ale clientului.
Optional knowledge 1 competence
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
1 competencemanagement de proiect
Disciplina managementului de proiect, activitățile care cuprind acest domeniu și variabilele implicate în aceasta, cum ar fi timpul, resursele, cerințele, termenele limită și răspunsul la evenimente neașteptate.
Cross-sector
0 competencesNo competences in this bucket.
Optional skills and competences 21 competences
Occupation specific
1 competencecontactează vorbitorii participanți la evenimente
Ia legătura cu diferite tipuri de vorbitori pentru diferite tipuri de evenimente pentru a-i rezerva și a-i invita să participe la eveniment.
Sector-specific
6 competencesasigură legătura cu hoteluri, companii de transport și restaurante
Comunică cu personalul hotelier, cu companiile de transport și cu alte servicii relevante cu mult timp înainte de sosire și se asigură că totul este planificat în prealabil cu exactitate.
contribuie la procesul de reflecție al organizatorului de spectacole
Discută despre sezoanele și proiectele anterioare pentru a le asocia cu stilurile, tendințele artistice etc. Ajută programatorii și regia să descrie viziunea artistică a instituției, programând sezonul, locația, instituția sau proiectul. Contribuie la reformularea și formularea intenției artistice. Identifică influențele și referințele, sursele de inspirație și tonul sezonului. Sugerează referințe pentru activitatea coregrafilor, dansatorilor, artiștilor vizuali, cineaștilor, artiștilor interpreți sau executanți, compozitorilor și designerilor de sunet și sugerează persoanele cu resurse potențiale.
creează meniuri specifice pentru evenimente
Dezvoltă elemente de meniu pentru evenimente și ocazii speciale, cum ar fi banchetele, convențiile și reuniunile de afaceri cu alimentație.
inspectează locul de desfășurare a evenimentului
Vizitează, analizează și coordonează spațiile în care va avea loc un eveniment pentru a evalua dacă acestea îndeplinesc cerințele clientului.
stabilește contacte cu sponsorii evenimentului
Planifică întâlniri cu sponsorii și organizatorii de evenimente pentru a discuta și a monitoriza evenimentele viitoare.
vizitează furnizorii
Vizitează furnizorii locali sau internaționali pentru a înțelege exact serviciile lor și raportează înapoi la clienți, pe baza acestei înțelegeri.
Cross-sector
14 competencesasigură legătura cu agențiile de publicitate
Comunică și cooperează cu agențiile de publicitate în vederea transmiterii obiectivelor și specificațiilor planului de marketing. Asigură legăturile necesare pentru dezvoltarea unei campanii publicitare și promoționale care să reprezinte obiectivul planului de marketing.
efectuează operațiuni specifice legate de rezervări
Execută în prealabil rezervarea unui loc în funcție de cerința clientului și eliberează documentele corespunzătoare.
estimează necesarul în materie de servicii de catering
Anticipează necesitatea, calitatea și cantitatea de alimente și băuturi pentru un eveniment în funcție de domeniul său de aplicare, de obiectiv, de grupul-țintă și de buget.
face pregătirile de călătorie pentru personal
Planifică toate demersurile pentru deplasările de afaceri, inclusiv pregătirea programelor și rezervarea transportului, cinelor și cazării.
face rezervări pentru personalul administrativ
Gestionează programul de rezervare pentru conferințe și reuniuni cu caracter intern sau extern. Caută oferte și face rezervări pentru transport sau cazare pentru personalul de birou.
gestionează bugete
Planifică, monitorizează bugetul și raportează cu privire la acesta și pregătește bugetele de producție stabilite.
identifică cerințele clienților
Aplică tehnici și instrumente, cum ar fi sondaje, chestionare și aplicații TIC, pentru a evidenția, a defini, a analiza, a documenta și a menține cerințele utilizatorilor în legătură cu sisteme, servicii sau produse.
identifică furnizori
Stabilește furnizorii potențiali pentru noi negocieri. Ia în considerare aspecte precum calitatea produselor, durabilitatea, aprovizionarea la nivel local, caracterul sezonier și acoperirea zonei. Evaluează probabilitatea de a obține contracte și acorduri benefice cu aceștia.
negociază termenii și condițiile de cumpărare
Negociază anumiți termeni, cum ar fi prețul, cantitatea, calitatea și condițiile de livrare, cu vânzătorii și furnizorii, pentru a asigura cele mai avantajoase condiții de cumpărare.
relaționează cu întreprinderile de transport
Stabilește relații cu societățile de transport, pentru a negocia acorduri avantajoase pentru transportul de mărfuri și de animale.
stabilește contacte cu autorități locale
Menține contactele și schimbul de informații cu autoritățile regionale sau locale.
stabilește detaliile legate de cazare transport și activități
Cooperează cu operatorii de transport cu autocarul, cu furnizorii de servicii de transport și cu furnizorii de servicii de cazare pentru a programa transportul, cazarea și activitățile.
întocmește ofertele de preț
Recomandă prețurile pentru client, făcând cercetări și estimând tarifele.
ține legătura cu managerii
Asigură legătura cu personalul de conducere din alte departamente, garantând servicii și o comunicare eficientă, și anume vânzări, planificare, achiziționare, comercializare, distribuție și elemente tehnice.