instrument de videoconferință
Software folosit pentru a permite întâlniri virtuale între oameni prin internet, cu streaming video și audio multidirecțional în timp real.
digital
Responsabilii de birou supraveghează activitatea administrativă pe care personalul administrativ este angajat să o desfășoare în diferite tipuri de organizații sau asociații. Efectuează activități de microgestiune și mențin o imagine îndeaproape a proceselor administrative, cum ar fi controlul corespondenței, conceperea sistemelor de evidență, revizuirea și aprobarea solicitărilor, atribuirea și monitorizarea funcțiilor de secretariat. Raportează administratorilor din cadrul aceluiași departament sau directorilor generali din cadrul societăților, în funcție de dimensiunea acestora.
Competences and skills
37 ESCO relationsEssential knowledge 3 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
2 competencesmanagementul costurilor
Procesul de planificare, monitorizare și ajustare a cheltuielilor și veniturilor unei întreprinderi pentru a atinge eficiența din punctul de vedere al costurilor și capacitatea.
Cross-sector
1 competencesoftware de birotică
Caracteristicile și funcționarea programelor informatice pentru sarcini administrative, cum ar fi prelucrarea de texte, foile de calcul, prezentarea, corespondența electronică și bazele de date.
digital
Essential skills and competences 14 competences
Occupation specific
1 competencegestionează cerințele în materie de aparatură de birou
Urmărește, analizează și pune la dispoziție aparatele necesare în birouri și în mediul de afaceri pentru buna desfășurare a operațiunilor. Pregătește aparate, cum ar fi dispozitive de comunicare, computere, faxuri și fotocopiatoare.
Sector-specific
3 competencesgestionează sisteme administrative
Se asigură că sistemele, procesele și bazele de date administrative sunt eficiente și bine gestionate și oferă o bază solidă pentru colaborarea cu funcționarii/personalul/profesioniștii din domeniul administrativ.
identifică îmbunătățiri ale procesului
Identifică posibile îmbunătățiri ale performanței operaționale și financiare, pentru a crește productivitatea, eficiența, calitatea și eficientizarea procedurilor.
implementează guvernanța corporativă
Aplică un set de principii și mecanisme prin care o organizație este gestionată și direcționată, stabilește proceduri de informare, controlează fluxul și procesul de luare a deciziilor, alocă drepturile și responsabilitățile în rândul departamentelor și persoanelor, stabilește obiective la nivel de întreprindere și monitorizează și evaluează acțiunile și rezultatele.
Cross-sector
10 competencesadministrează sistemele funcționale pentru birou
Menține administrarea și buna funcționare a diferitelor sisteme pentru birou necesare pentru funcționarea curentă fără probleme a echipamentelor de birou, cum ar fi sistemele de comunicații interne, software-urile de uz curent din cadrul societății și rețelele de birouri.
digital
analizează capacitatea personalului
Evaluează și identifică lacunele în materie de personal în ceea ce privește numărul, competențele, veniturile rezultate din performanță și excedentele.
creează o atmosferă de lucru dedicată îmbunătățirii continue
Folosește practici de management, cum ar fi îmbunătățirea continuă, întreținerea preventivă. Acordă atenție principiilor de rezolvare a problemelor și de lucru în echipă. Capacitează echipele să identifice oportunitățile și apoi să direcționeze procesul pentru îmbunătățirea rezultatelor.
desfășoară sarcini administrative
Îndeplinește sarcini administrative, cum ar fi îndosarierea, redactarea de rapoarte și menținerea corespondenței.
dă instrucțiuni personalului
Oferă instrucțiuni subordonaților utilizând diferite tehnici de comunicare. Adaptează stilul de comunicare la publicul-țintă pentru a transmite instrucțiunile în modul prevăzut.
gestionează nevoile în ceea ce privește materialele de birotică
Urmărește, analizează și furnizează materiale de birotică suficiente și necesare pentru ca unitățile comerciale să-și desfășoare activitatea fără întreruperi.
gestionează personal
Gestionează angajații și subordonații, lucrând în echipă sau individual, pentru a maximiza performanța și contribuția acestora. Le planifică munca și activitățile, dă instrucțiuni, motivează și îndrumă lucrătorii pentru a atinge obiectivele societății. Monitorizează și evaluează modul în care un angajat își exercită responsabilitățile și cât de bine sunt executate aceste activități. Identifică domeniile în care sunt necesare îmbunătățiri și formulează sugestii în acest scop. Conduce un grup de persoane pentru a le ajuta să atingă obiectivele și menține o relație de lucru eficientă la nivel de personal.
utilizează diferite canale de comunicare
Utilizează diferite tipuri de canale de comunicare, cum ar fi comunicarea verbală, scrisă de mână, digitală și telefonică, cu scopul de a construi și a face schimb de idei sau de informații.
utilizează sisteme birotice
Utilizează în mod adecvat și prompt sisteme birotice utilizate în cadrul unităților comerciale, în funcție de scop, pentru colectarea de mesaje, stocarea informațiilor despre client sau stabilirea programului. Aceasta include administrarea sistemelor, cum ar fi sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții, de gestionare a furnizorilor, de stocare și de mesagerie vocală.
întocmește rapoarte de lucru
Întocmește rapoarte de lucru care sprijină gestionarea eficace a relațiilor, documentații și evidențe conform unor standarde înalte. Întocmește și prezintă rezultate și concluzii într-un mod clar și inteligibil, ca să poată fi înțelese de nespecialiști.
Optional knowledge 8 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
1 competencemanagement de proiect
Disciplina managementului de proiect, activitățile care cuprind acest domeniu și variabilele implicate în aceasta, cum ar fi timpul, resursele, cerințele, termenele limită și răspunsul la evenimente neașteptate.
Cross-sector
7 competencesabilități financiare
Operațiuni financiare, cum ar fi calcule, estimări de costuri, gestiune bugetară, luând în considerare datele comerciale și statistice relevante, cum ar fi datele pentru materiale, bunuri și resurse umane.
drept contractual
Domeniul principiilor juridice care reglementează acordurile scrise între părți privind schimbul de bunuri sau servicii, inclusiv obligațiile contractuale și încetarea contractului.
legislația muncii
Legislația națională sau internațională care reglementează condițiile de muncă în diferite domenii între partidele de pe piața muncii, cum ar fi guvernul, angajații, angajatorii și sindicatele.
legislație fiscală
Legislația fiscală aplicabilă unui domeniu specific de specializare, cum ar fi taxele la import, taxele guvernamentale etc.
proceduri de partajare a documentelor
Proceduri interne privind circulația documentelor în cadrul organizațiilor mari.
reglementări referitoare la sindicate
Elaborarea de acorduri și practici juridice pentru funcționarea sindicatelor. Sfera juridică a sindicatelor în încercarea lor de a proteja drepturile și standardele de muncă minime ale lucrătorilor.
tehnici de contabilitate
Tehnicile de înregistrare și sinteză a operațiunilor și tranzacțiilor financiare și de analiză, verificare și raportare a rezultatelor.
Optional skills and competences 12 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
1 competenceelaborează sisteme de clasificare
Organizează dosarele de arhivă sau documentele de activitate economică; elaborează sisteme de clasificare pentru a facilita accesul la toate informațiile.
Cross-sector
11 competencesadministrează conturi
Administrează conturile și activitățile financiare ale unei organizații, asigurându-se că toate documentele sunt corect ținute, că toate informațiile și calculele sunt corecte și că se iau decizii adecvate.
asigură administrarea contractelor
Ține contractele la zi și le organizează conform unui sistem de clasificare pentru consultări viitoare.
comunică cu clienții
Răspunde și comunică cu clienții în modul cel mai eficient și adecvat pentru a le permite acestora să aibă acces la produsele sau serviciile dorite sau la orice alt tip de ajutor de care aceștia ar putea avea nevoie.
evaluează nivelul de capacitate al angajaților
Evaluează capacitățile angajaților prin crearea de criterii și metode de testare sistematică pentru măsurarea expertizei persoanelor în cadrul unei organizații.
formează angajații
Conduce și ghidează angajații printr-un proces în care aceștia sunt învățați competențele necesare pentru posibilul loc de muncă. Organizează activități menite să prezinte activitatea și sistemele sau să îmbunătățească performanțele persoanelor și ale grupurilor în mediile organizaționale.
gestionează bugete
Planifică, monitorizează bugetul și raportează cu privire la acesta și pregătește bugetele de producție stabilite.
planifică munca în schimburi
Planifică munca în schimburi pentru a asigura finalizarea tuturor comenzilor clienților și îndeplinirea satisfăcătoare a planului de producție.
pregătește situații financiare
Colectează, introduce și să pregătește setul de evidențe financiare care dezvăluie situația financiară a unei societăți la sfârșitul unei anumite perioade sau al unui anumit exercițiu financiar. Situațiile financiare compuse din cinci părți care sunt situația poziției financiare, situația rezultatului global, situația modificărilor capitalurilor proprii (SOCE), situația fluxurilor de numerar și notele.
recrutează angajați
Angajează noi angajați prin delimitarea a ceea ce presupune postul, prin asigurarea publicității, desfășurarea de interviuri și selectarea personalului în conformitate cu politica și legislația societății.
revizuiește proiectele preliminare redactate de manageri
Revizuiește proiectele preliminare redactate de manageri pentru a verifica exhaustivitatea, acuratețea și formatarea.
utilizează software pentru managementul relațiilor cu clienții
Utilizează software specializat pentru a gestiona interacțiunile societății cu clienții actuali și cei viitori. Organizează, automatizează și sincronizează vânzări, marketing, servicii pentru clienți și asistența tehnică pentru a mări obiectivele de vânzări.
digital