Funcționarii sunt responsabili pentru îndeplinirea sarcinilor documentare și administrative într-un cadru de birou și susțin desfășurarea operațiunilor economice în cadrul unui departament. Acordă asistență întregului personal administrativ, secretarilor și asistenților prin sortarea corespondenței, îndosarierea de formulare și documente, preluarea apelurilor telefonice, întâmpinarea clienților și planificarea ședințelor.
No competences in this bucket.
Mecanismele și reglementările care permit controlul accesului selectiv și garantează că numai părțile autorizate (persoane, procese, sisteme și dispozitive) au acces la date, modul de respectare a informațiilor confidențiale și riscurile de neconformitate.
Setul de reguli care reglementează activitatea unei societăți.
No competences in this bucket.
Clasifică corespondența primită, selectează e-mailurile și coletele prioritare și le distribuie în diferitele departamente ale societății.
Creează un sistem de arhivare. Întocmește un catalog de documente. Etichetează documentele etc.
Pregătește documentele pentru arhivare; se asigură că informațiile pot fi accesate cu ușurință în orice moment.
Gestionează corespondența, ținând seama de aspectele legate de protecția datelor, de cerințele în materie de sănătate și siguranță, precum și de specificațiile diferitelor tipuri de corespondență.
Ajustează forma și conținutul pentru a se asigura că se potrivesc.
Aplică regulile de ortografie și gramatică și asigură coerența în texte.
Completează cu promptitudine formulare de natură diferită cu informații exacte și caligrafie lizibilă.
Răspunde și comunică cu clienții în modul cel mai eficient și adecvat pentru a le permite acestora să aibă acces la produsele sau serviciile dorite sau la orice alt tip de ajutor de care aceștia ar putea avea nevoie.
Contactează prin telefon, prin inițierea și răspunsul la apeluri în timp util, într-un mod profesionist și politicos.
Diseminează comunicările interne utilizând diferitele canale de comunicare pe care o societate le are la dispoziție.
Programează, pregătește și realizează activitățile cotidiene necesare în birouri, cum ar fi expedierea prin poștă, primirea consumabilelor, informarea personalului de conducere și a angajaților, precum și păstrarea bunei funcționări a activităților.
Gestionează programul de rezervare pentru conferințe și reuniuni cu caracter intern sau extern. Caută oferte și face rezervări pentru transport sau cazare pentru personalul de birou.
Administrează coletele și livrările și se asigură că toate ajung la destinație la timp.
Gestionează diferite formate și fișiere de date prin denumirea, publicarea, transformarea și partajarea de fișiere și documente și transformarea formatelor de fișiere.
Distribuie corespondența poștale, ziare, colete și mesaje personale către clienți.
Organizează documentele care vin de la copiator, corespondența sau operațiunile curente ale întreprinderilor.
Redactează, pregătește și trimite corespondența clienților, informându-i cu privire la facturi în curs de plată, comunicări privind comercializarea produselor, scrisori de exprimare a scuzelor sau scrisori de salutări.
Introduce informații într-un sistem de stocare și de extragere a datelor prin intermediul unor procese precum scanarea, introducerea manuală a datelor sau transferul electronic de date pentru prelucrarea unor cantități mari de date.
Procesează instrucțiunile, de regulă orale, furnizate de manageri și indicațiile cu privire la acțiunile care trebuie întreprinse. Ia act, solicită informații și ia măsuri în legătură cu solicitările depuse.
Primește, prelucrează și transmite către persoane mesajele care provin din apeluri telefonice, faxuri, servicii poștale și e-mailuri.
Utilizează diferite tipuri de canale de comunicare, cum ar fi comunicarea verbală, scrisă de mână, digitală și telefonică, cu scopul de a construi și a face schimb de idei sau de informații.
Utilizează instrumente software pentru crearea și editarea datelor tabelare pentru a efectua calcule matematice, pentru a organiza date și informații, pentru a crea diagrame bazate pe date și pentru a le prelua.
Utilizează în mod adecvat și prompt sisteme birotice utilizate în cadrul unităților comerciale, în funcție de scop, pentru colectarea de mesaje, stocarea informațiilor despre client sau stabilirea programului. Aceasta include administrarea sistemelor, cum ar fi sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții, de gestionare a furnizorilor, de stocare și de mesagerie vocală.
Sortează corespondența și anexează înregistrări sau dosare de corespondență anterioare cu mesajele primite.
No competences in this bucket.
No competences in this bucket.
Metodele de transcriere rapidă a limbii vorbite, cum ar fi stenografia.
Proceduri interne privind circulația documentelor în cadrul organizațiilor mari.
Tehnicile de înregistrare și sinteză a operațiunilor și tranzacțiilor financiare și de analiză, verificare și raportare a rezultatelor.
No competences in this bucket.
Comunică cu departamentul de relații cu clienții într-o manieră transparentă și cooperantă; monitorizează modul în care funcționează departamentul; le transmite clienților informații în timp real.
Întocmește factura pentru bunurile vândute sau serviciile prestate, care conține prețurile individuale, prețul total și termenii. Completează procesarea comenzii pentru comenzile primite prin telefon, fax și internet și calculează factura finală a clientului.
Creează și întreține arhivele și bazele de date informatice, încorporând cele mai recente evoluții în ceea ce privește tehnologia electronică de stocare a informațiilor.
Se asigură de faptul că accesul la datele cu caracter personal sau la cele instituționale se realizează în conformitate cu cadrul juridic și etic care reglementează respectivul acces.
Furnizează o varietate de băuturi alcoolice și nealcoolice, cum ar fi băuturi răcoritoare, apă minerală, vin și bere îmbuteliată, de la tejghea sau folosind o tavă.
Garantează că sunt respectate standardele și normele de urmărire și înregistrare pentru managementul documentelor, cum ar fi asigurarea faptului că modificările sunt identificate, că documentele rămân lizibile și că nu se utilizează documente vechi.
Încarcă documente în format analogic prin convertirea lor în format digital, utilizând hardware și software specializat.
Îndeplinește sarcini privind curățenia, cum ar fi eliminarea deșeurilor, aspirarea, golirea coșurilor de gunoi, și asigură curățenia generală a zonei de lucru. Dacă este necesar, activitățile de curățenie trebuie să respecte reglementările în materie de sănătate și siguranță.
Utilizează programe standard din cadrul pachetului Microsoft Office. Creează un document și realizează o formatare de bază, introduce sfârșituri de pagină, creează anteturi sau subsoluri și introduce grafice, creează cuprinsuri generate automat și fuzionează scrisori tip dintr-o bază de date de adrese. Creează foi de calcul automate, creează imagini, sortează și filtrează tabele de date.
Păstrează o imagine de ansamblu asupra concediilor, concediilor medicale și absențelor medicale ale angajaților, le înregistrează în evidențe și păstrează la dosar documentele și certificatele necesare.
Manipulează comenzile plasate de clienți. Primește comanda clientului și definește o listă de cerințe, un proces de lucru și un calendar. Execută lucrarea conform planificării.
Pregătește, compilează și scrie e-mailuri cu informații adecvate și un limbaj corespunzător pentru efectuarea de comunicări interne sau externe.
Redactează e-mailuri, scrisori și alte documente scrise pe baza cuvintelor-cheie sau a conceptelor-cheie care reflectă conținutul. Alege formatul și stilul lingvistic corespunzător în funcție de tipul documentului.
Utilizează instrumente software, cum ar fi calendare, liste de informații, proceduri de gestionare a timpului, liste de contacte, pentru a contribui la gestionarea eficienței personale.
Utilizează aplicațiile și programele informatice specializate pentru culegerea și păstrarea informațiilor digitale.
Cunoaște, utilizează și redactează documente, texte și conținut în general, fără a se uita la tastatură. Utilizează tehnici pentru a redacta documente în acest mod.
Menține un sistem eficace de comunicare internă în rândul angajaților și administratorilor de departament.
Înregistrarea detaliilor privind solicitările de informații, observațiile și plângerile primite de la clienți, precum și a acțiunilor care trebuie întreprinse.
Ține inventarul materialelor de birou, cum ar fi echipamentele și articolele de papetărie pentru a evita epuizarea stocului sau utilizarea necorespunzătoare a materialelor.