politica companiei
Setul de reguli care reglementează activitatea unei societăți.
Secretarii îndeplinesc o varietate de sarcini administrative pentru a ajuta la buna funcționare a unei organizații. Răspund apelurilor telefonice, redactează și trimit mesaje prin e-mail, păstrează jurnale, organizează întâlniri, preiau mesaje, îndosariază documente, organizează și asistă la organizarea de întâlniri și gestionează baze de date.
Competences and skills
43 ESCO relationsEssential knowledge 1 competence
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
1 competenceCross-sector
0 competencesNo competences in this bucket.
Essential skills and competences 21 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
3 competencesarhivează documente
Creează un sistem de arhivare. Întocmește un catalog de documente. Etichetează documentele etc.
digital
gestionează corespondența
Gestionează corespondența, ținând seama de aspectele legate de protecția datelor, de cerințele în materie de sănătate și siguranță, precum și de specificațiile diferitelor tipuri de corespondență.
informează părțile interesate în legătură cu programul de lucru
Transmite informații relevante de planificare. Prezintă planificarea persoanelor în cauză și le informează cu privire la orice modificare în planificare. Aprobă planificările și verifică dacă toată lumea a înțeles informațiile care le-au fost transmise.
Cross-sector
18 competencesadministrează agendele personalului
Programează și confirmă programările membrilor personalului din birou, în special ale directorilor și personalului din conducere, cu părți externe.
administrează programări
Acceptă, planifică și anulează programări.
completează formulare
Completează cu promptitudine formulare de natură diferită cu informații exacte și caligrafie lizibilă.
comunică la telefon
Contactează prin telefon, prin inițierea și răspunsul la apeluri în timp util, într-un mod profesionist și politicos.
diseminează comunicările interne
Diseminează comunicările interne utilizând diferitele canale de comunicare pe care o societate le are la dispoziție.
efectuează activități de birou de rutină
Programează, pregătește și realizează activitățile cotidiene necesare în birouri, cum ar fi expedierea prin poștă, primirea consumabilelor, informarea personalului de conducere și a angajaților, precum și păstrarea bunei funcționări a activităților.
face rezervări pentru personalul administrativ
Gestionează programul de rezervare pentru conferințe și reuniuni cu caracter intern sau extern. Caută oferte și face rezervări pentru transport sau cazare pentru personalul de birou.
folosește microsoft office
Utilizează programe standard din cadrul pachetului Microsoft Office. Creează un document și realizează o formatare de bază, introduce sfârșituri de pagină, creează anteturi sau subsoluri și introduce grafice, creează cuprinsuri generate automat și fuzionează scrisori tip dintr-o bază de date de adrese. Creează foi de calcul automate, creează imagini, sortează și filtrează tabele de date.
digital
gestionează documente electronice
Gestionează diferite formate și fișiere de date prin denumirea, publicarea, transformarea și partajarea de fișiere și documente și transformarea formatelor de fișiere.
digital
menține registre cu sarcinile
Organizează și clasifică rapoartele întocmite și corespondența legată de activitatea desfășurată și evidența contabilă a lucrărilor.
monitorizează absențele personalului
Păstrează o imagine de ansamblu asupra concediilor, concediilor medicale și absențelor medicale ale angajaților, le înregistrează în evidențe și păstrează la dosar documentele și certificatele necesare.
organizează documentele comerciale
Organizează documentele care vin de la copiator, corespondența sau operațiunile curente ale întreprinderilor.
procesează instrucțiunile primite
Procesează instrucțiunile, de regulă orale, furnizate de manageri și indicațiile cu privire la acțiunile care trebuie întreprinse. Ia act, solicită informații și ia măsuri în legătură cu solicitările depuse.
redactează e-mailuri din partea societății
Pregătește, compilează și scrie e-mailuri cu informații adecvate și un limbaj corespunzător pentru efectuarea de comunicări interne sau externe.
digital
transmite mesaje oamenilor
Primește, prelucrează și transmite către persoane mesajele care provin din apeluri telefonice, faxuri, servicii poștale și e-mailuri.
utilizează programe software pentru foi de calcul
Utilizează instrumente software pentru crearea și editarea datelor tabelare pentru a efectua calcule matematice, pentru a organiza date și informații, pentru a crea diagrame bazate pe date și pentru a le prelua.
digital
utilizează software de procesare de text
Utilizează aplicații software pentru calculatoare pentru compunerea, editarea, formatarea și tipărirea oricărui tip de material scris.
digital
întreține sisteme de comunicare internă
Menține un sistem eficace de comunicare internă în rândul angajaților și administratorilor de departament.
Optional knowledge 4 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
1 competencedreptul muncii
Domeniul de drept care vizează reglementarea relațiilor dintre angajatori, angajați, sindicate și guvern.
Cross-sector
3 competencesadministrarea instituțiilor educaționale
Procesele legate de domeniile administrative ale unei instituții de învățământ și cele aferente directorului, angajaților și studenților acesteia.
legislație referitoare la educație
Domeniul de drept și legislația care se referă la politicile educaționale și la persoanele care lucrează în acest sector într-un context (inter) național, cum ar fi profesorii, elevii și administratorii.
tehnici de contabilitate
Tehnicile de înregistrare și sinteză a operațiunilor și tranzacțiilor financiare și de analiză, verificare și raportare a rezultatelor.
Optional skills and competences 17 competences
Occupation specific
0 competencesNo competences in this bucket.
Sector-specific
3 competencesemite facturi de vânzare
Întocmește factura pentru bunurile vândute sau serviciile prestate, care conține prețurile individuale, prețul total și termenii. Completează procesarea comenzii pentru comenzile primite prin telefon, fax și internet și calculează factura finală a clientului.
face comandă de articole imprimate de papetărie
Comunică cu furnizorii și plasează comenzi de articole imprimate de papetărie, cum ar fi ziarele, revistele, cărțile și articolele de papetărie destinate magazinelor.
gestionează conținut online
Se asigură că conținutul site-ului web este la zi, organizat, atractiv și satisface nevoile publicului-țintă, cerințele societății și standardele internaționale, prin verificarea linkurilor, prin stabilirea intervalului de publicare și a ordinii.
digital
Cross-sector
14 competencesadministrează conturi
Administrează conturile și activitățile financiare ale unei organizații, asigurându-se că toate documentele sunt corect ținute, că toate informațiile și calculele sunt corecte și că se iau decizii adecvate.
asigură legătura cu dactilografii
Oferă instrucțiuni dactilografilor cu privire la destinatari, formatul corespunzător, numărul de exemplare necesare etc. pentru ca aceștia să dactilografieze documentele finale.
dă dovadă de profesionalism în relațiile cu clienții
Dă dovadă de responsabilitate și obligații de diligență profesională în fața clienților, care vor include abilitățile de comunicare și accentul pus pe orientarea către preocuparea față de clienți.
elaborează documentație în conformitate cu cerințele legale
Creează un conținut redactat profesional în scris care descrie produse, aplicații, componente, funcții sau servicii în conformitate cu cerințele legale și cu standardele interne sau externe.
face pregătirile de călătorie pentru personal
Planifică toate demersurile pentru deplasările de afaceri, inclusiv pregătirea programelor și rezervarea transportului, cinelor și cazării.
gestionează bugete
Planifică, monitorizează bugetul și raportează cu privire la acesta și pregătește bugetele de producție stabilite.
gestionează fondurile de casă
Gestionează fondurile de casă pentru cheltuieli minore și tranzacții necesare pentru desfășurarea curentă a unei activități comerciale.
gestionează nevoile în ceea ce privește materialele de birotică
Urmărește, analizează și furnizează materiale de birotică suficiente și necesare pentru ca unitățile comerciale să-și desfășoare activitatea fără întreruperi.
gestionează tranzacțiile financiare
Administrează monede, activități de schimb financiar, depozite, precum și plăți în cupoane și la nivel de societăți. Pregătește și administrează conturile de oaspeți și încasează plăți în numerar, cu cardul de credit și cu cardul de debit.
livrează corespondența
Distribuie corespondența poștale, ziare, colete și mesaje personale către clienți.
pregătește materiale de prezentare
Pregătește documentele, diapozitivele, afișele și orice alte suporturi necesare pentru un public specific.
scrie rapoartele reuniunilor
Scrie rapoarte complete pe baza proceselor-verbale întocmite în timpul unei reuniuni pentru a comunica punctele importante care au fost discutate, precum și deciziile luate, persoanelor corespunzătoare.
utilizează sisteme birotice
Utilizează în mod adecvat și prompt sisteme birotice utilizate în cadrul unităților comerciale, în funcție de scop, pentru colectarea de mesaje, stocarea informațiilor despre client sau stabilirea programului. Aceasta include administrarea sistemelor, cum ar fi sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții, de gestionare a furnizorilor, de stocare și de mesagerie vocală.
utilizează software de organizare personală
Utilizează instrumente software, cum ar fi calendare, liste de informații, proceduri de gestionare a timpului, liste de contacte, pentru a contribui la gestionarea eficienței personale.
digital